¿Quieres aprender cómo gestionar el inventario de bienes en una empresa? Aquí te daremos las respuestas.
La gestión de inventario es un proceso determinante en toda organización o empresa.
Una gestión exitosa garantiza la disponibilidad de bienes en el momento justo, logrando un perfecto y eficiente control.
8 Pasos para gestionar el inventario de bienes en una empresa
Para gestionar correctamente el inventario de bienes en una empresa hay que seguir 8 pasos bien definidos.
Saber de qué se trata siempre nos va a beneficiar para nuestro negocio y nos ayudará a tener un mejor rendimiento.
A continuación vamos a detallar estos pasos para esclarecer dudas:
1. Debemos saber lo que tenemos
¿Conocemos qué activos tenemos en el inventario? Es posible que todo lo que tengamos tenga más valor de lo que a priori parece. Por eso es tan importante tener este tipo de controles bien definidos.
Sin embargo, otro factor de interés es saber lo actualizada que está nuestra lista, ya que de lo contrario no tendrá ningún valor.
Por tanto, nuestra lista debería ser así:
- Completa.
- Precisa.
- Actualizada.
2. Realicemos un seguimiento de uso
Una vez que sepamos lo que tenemos, el siguiente paso es saber con exactitud cómo se está utilizando.
Hay varias preguntas que deberíamos poder responder con relación a cada equipo de nuestro inventario.
Por ejemplo ¿con qué frecuencia lo estamos usando? ¿Quién o quiénes lo usan? ¿Cuándo y dónde se usa?
Cuando sepamos qué tenemos y cómo lo usamos, podemos tomar decisiones acertadas sobre la estrategia de administración de nuestros activos tanto en la actualidad como en el futuro.
3. Activos, lugar y momento: deben ser siempre los más adecuados
A la hora de gestionar el inventario de bienes en una empresa, debemos tener claro si tenemos varias ubicaciones.
¿Cómo deberíamos dividir los activos en ese caso? Una división equitativa parece lógica, pero no siempre es eficaz, ya que es poco probable que la demanda de artículos sea la misma en todas partes.
Con datos de uso actualizados, podemos ubicar los activos donde más se necesitan. Ahora bien, ¿por qué los artículos acumulan polvo en un sitio cuando hay escasez en otros? Debido a que la demanda y la oferta varían con el tiempo.
Durante los periodos de alta demanda, podemos alquilar nuestros artículos, pero también tenemos otra interesante opción: las plataformas de subastas online. Muchas personas compran artículos en estas plataformas y eso puede repercutir de forma positiva al negocio.
4. Gastemos de forma inteligente
Es posible que, pensando en tener productos disponibles en todo momento, compremos grandes cantidades de todo. Pero esto en realidad es un desperdicio. Muchos de estos activos adicionales pueden ser rentables, pero la gran mayoría de productos se quedarán en el almacén ocupando un espacio innecesario.
Por fortuna, podemos evitar este desperdicio, basándonos en la información que recopilamos en los pasos anteriores. Al priorizar los gastos en el equipo que más utilizamos podemos aprovechar al máximo nuestra inversión.
5. El mantenimiento: Es mejor que reparar
Es mejor dedicar una hora a la semana a asegurarnos de que nuestros bienes están en buen estado que gastar días enteros al mes para reparar todo lo que está dañado. El mantenimiento, como se puede apreciar, es la mejor opción.
Por lo general, sabemos qué equipos tenemos inactivos y también cuáles son aquellos que tienden a averiarse con más frecuencia. El mantenimiento también preserva las finanzas en nuestro negocio.
Un artículo que usemos todo el tiempo es más valioso para el negocio que el equipo que se usa una vez a la semana. Pero también es más probable que se estropee, por lo que tiene una mayor necesidad de mantenimiento regular.
¿Qué hacer en ese caso? Lo ideal es planificar el mantenimiento según las necesidades, en lugar de un programa fijo para todos los equipos. De esta forma aprovecharemos al máximo el tiempo que tenemos disponible.
6. Encontremos los problemas subyacentes
Si una pieza importante del equipo se daña una vez, es una molestia.
Pero ¿y si se daña una y otra vez? Estaríamos entonces ante un problema con orígenes que hay que investigar según los datos que manejamos.
Una buena idea es analizar en qué momento, o circunstancia, tiende a fallar el equipo. Esto nos conducirá a la raíz del problema y no solo a hacer cambios reiterados de la misma pieza.
También puede suceder que las averías sean causadas por un empleado que no recibió la formación adecuada y ha estado utilizando el equipo de forma incorrecta.
En este caso, reemplazar el equipo no resolverá el problema, solo afectará nuestras finanzas a largo plazo.
7. Compremos lo mejor
De forma inevitable, en algún momento tendremos que reemplazar o actualizar nuestros bienes, aunque podemos usar la información que hemos reunido para usar el dinero de manera más eficaz.
- ¿Qué marcas son las que nos causan más problemas?
- ¿Qué equipo nos gusta más por su calidad y eficiencia?
- ¿Qué artículos nos hacen perder más tiempo y dinero al averiarse?
La respuesta a cada pregunta debe movernos a tomar decisiones más acertadas de compra.
8. Aprovechemos los sistemas modernos
Por supuesto, podemos gestionar nuestros bienes usando lápiz y papel o utilizando un formulario de registro de equipo para saber quién lo usa. Pero intentar esto, sería como pretender usar carros tirados por caballos existiendo modernos vehículos para moverse.
Aunque las hojas de cálculos puedan tener sus inconvenientes, son una buena opción. Sin embargo, creemos que utilizar un sistema de inventario de equipos moderno y fácil de manejar es la mejor solución para nuestro negocio.
Automatiza gran parte del trabajo y nos deja gran cantidad de tiempo para concentrarnos en las cosas de real importancia.
Esperamos que estos consejos sirvan para aprovechar al máximo nuestros activos. Llegar hasta aquí y descubrir los mejores consejos para gestionar nuestros bienes va a tener un impacto enorme en la eficiencia y las ganancias de nuestro negocio.
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